Jak psát e-mail správně II. část

Věřím, že už víte, jak psát e-mail správně, protože jste pozorně přečetli tento první díl, tedy "základovou desku" pro psaní elektronické korespondence. Zřejmě jste už vynechali ze svých zpráv své "dobré dny" a nahradili je oslovením. Nemoderní sousloví a zůstávání "S pozdravem" (přímý překlad z němčiny) jste nahradili přáním pěkných a úspěšných dnů, což se může hodit nám všem. Pokud jste článek nečetli, tak si jej přečtěte tady.

Pojďme ale dál. Když dostanete e-mail, je vhodné a nutné poslat odpověď? A kdy? Smíte nechat e-mail bez odpovědi? Co se zprávou, kde jste v kopii? Jak oslovit někoho, kdo napíše svůj monogram? A co když vám jen tak někdo začne ve zprávě tykat?

Pohrdáte lidmi?

Vylučme hned na počátku jakékoli podvodné e-maily, obtěžující osobní e-maily nebo ne/vyžádaná obchodní sdělení. Budu zde níže psát o zprávách, jehož odesílatele znáte, spolupracujete s ním nebo jste se na korespondenci dohodli v zájmu péče o obchodní nebo osobní přátelství, případně je zpráva oborově relevantní. Pokud vám někdo píše zprávu a osloví vás přímo (proto pište oslovení), očekává, že budete reagovat. Jsem přesvědčen o tom, že dokážete rozpoznat, která zpráva obsahuje výzvu k reakci a která z nich je například jen potvrzující e-mail bez nutnosti odpovědět. Vždy na zprávu reagujte. Je krajně nevhodné a pohrdavé, abyste zprávu nechali bez odpovědi. Myslete na to, prosím...

Kolik času mám na odpověď?

Z podstaty věci využíváme e-mail k rychlé korespondenci. Z tohoto důvodu se očekává rychlá reakce. Odpovídejte na e-mailové zprávy do 48 hodin. Do dvou dnů. Pracovních. Na zprávu, kterou dostanete v pondělí, odpovídejte nejpozději ve středu. Na odpověď páteční zprávy máte čas až do úterý. Pokud neznáte odpověď nebo řešení, napište alespoň krátkou zprávu, že jste e-mail obdrželi a do kdy jeho obsah můžete vyřídit. Slíbené dodržte. Pokud necháte odesílatele dlouho čekat, vyjadřujete mu za prvé váš nezájem případně vaši neschopnost a nezodpovědný přístup. Obchodní ani osobní přátelství nelze vybudovat na nezájmu.

Kdo je to adresát?

Komu je e-mail určen, toho adresu napište do "Komu". Od tohoto člověka, případně od více osob, vložíte-li více adres, se očekává odpověď, je-li ve zprávě dotaz. Vaše odpověď by měla vždy zachovávat vlákno zpráv. Je-li více příjemců, odpovídejte všem. Slouží k tomu příslušné tlačítko. Obráceně však, pokud jde například o zprávu, kde jeden odesílatel pošle výzvu k akci, případně žádost o názor více adresátům a není nutné, aby ostatní váš názor znali, odpovídejte pouze odesílateli. Třeba potvrzení vaší účasti na poradě či schůzce klubu nepotřebují vědět všichni. Nezahlcujte ostatním jejich schránku. Je-li vaše adresa v kolonce "Kopie", je zpráva míněna pro vaši informaci a očekává se, že si ji přečtete. Jste-li uvedeni v kopii, na zprávu neodpovídejte.

Vaše zpráva je vaše vizitka

Pod jakoukoli zprávou je váš podpis včetně příjmení a firmy, kterou zastupujete. Proč píšu něco tak banálního? Protože to, co napíšete, je vaší vizitkou, vizitkou celé rodiny a celé firmy. Vaše zpráva o vás hodně vypovídá. Každý příjemce zprávy si udělá obrázek o tom, kdo jste, také podle toho, jak se vyjadřujete. Pravopis zde zmíním jen okrajově. Text si před odesláním po sobě přečtěte. Pokud neumíte stylisticky a gramaticky korektně psát, tak neodesílejte zprávu bez cizí kontroly. Vždy se podepisujte celým jménem. Máte-li čas napsat zprávu, jistě máte čas napsat i vaše jméno, případně příjmení. Nepište monogramy. Ty patří na vaši košili, halenku nebo podšívku saka ušitého na míru.

Etiketa v e-mailové schránce?

Žena smí navrhnout muži, aby ji oslovoval jménem. A starší mladšímu. Stačí, když nad svůj plný podpis nebo patičku napíše své jméno. Pánové a mladší, poté se také podepište jménem. Tento postup nedoporučuji mužům vůči ženám a mladším vůči starším. Jste-li společensky významnější osobou, smíte navrhnout snížení formality. Pozor. Ve vysoce formální obchodní nebo úřední korespondenci zachovávejte oslovení titulem nebo příjmením vždy s vykáním. Nepište nikomu oslovení jeho funkcí. Výjimkou jsou zprávy diplomatické, uvnitř politických stran a směrem k půdě akademické. Pan primář také jistě ocení vaše oslovení "Vážený pane primáři..." Tak to prostě je. Zatím. Oslovit však někoho "Paní ředitelko" či "Pane tajemníku..." je z minulého století. Námětů a doporučení na oslovování je plný tento můj článek.

Jak vás mají oslovovat ostatní?

Pokud se podepíšete titulem, jménem a příjmením, očekávejte, že vás ostatní budou oslovovat titulem. Nechcete-li to, nepodepisujte se tak. Pokud se podepíšete jen monogramem (nedoporučuji, viz. výše), matete osobu na druhé straně dokonale. Monogram vypadá neformálně, zároveň však nepřesně určuje míru této neformálnosti. S ohledem na ostatní, buďte přesní. Pokud vám někdo začne ve zprávě "bezdůvodně" tykat a vy si tykat nechcete, nepřistupujte na to a ve své e-mailové odpovědi stále vykejte. Stejný postup doporučuji, pokud vám někdo napíše oslovení vašim jménem a vy si nepřejete, aby vás jménem oslovoval. Oslovte jej ve vaší odpovědi příjmením.

Chcete kurz a trénink, jak psát e-maily?

Ke kultivovanému projevu lidí ve firmě patří také umění psát e-maily. Odcházejí jich z vaší firmy denně desítky i stovky. Jsou v souladu s kulturou firmy? Naučme se společně, jak reagovat na stížnost, co napsat neplatiči, jak se připomenout s odpovědí a navíc další desítky modelů běžných obchodních psaní a k tomu tucet základních doporučení k technice psaní.